Ochrona danych osobowych

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH (dalej jako „Memorandum Informacyjne”)

1.      WSTĘP

Za pośrednictwem niniejszego Memorandum Informacyjnego Firma udziela Państwu informacji w zakresie praw związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych przez Firmę.

Przetwarzając dane osobowe nasza Firma kieruje się obowiązującymi przepisami prawa.

Nasze przetwarzanie danych osobowych odbywa się zawsze w zakresie konkretnego celu przetwarzania. W Firmie obowiązują jasne zasady, które regulują, który pracownik lub współpracujący podmiot może mieć dostęp do Państwa danych osobowych oraz jakie dane osobowe może przetwarzać.

Co do zasady nie przekazujemy Państwa danych osobowych za wyjątkiem sytuacji, w których wymagane jest to przepisami prawa lub kiedy przepisy prawa nas do tego upoważniają, lub w sytuacji uzasadnionego interesu (na przykład podczas wykorzystywania usług dostawców).

Zalecamy dokładne zapoznanie się z informacjami. Dołożyliśmy wszelkich starań, by były jak najbardziej zrozumiałe.

Jeśli nie wyrażacie Państwo zgody na sposób, w jaki przetwarzamy dane osobowe, możecie Państwo w celu ochrony swoich praw podjąć kroki opisane poniżej.

Ochronę prywatności kontroluje: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych

ul. Stawki 2 00-193 Warszawa

kancelaria@giodo.gov.pl

https://www.giodo.gov.pl/

Niniejsze Memorandum Informacyjne może być regularnie aktualizowane.

2.      ADMINISTRATOR

Nasza Firma jest administratorem Państwa danych osobowych, które pozyskała od Państwa w celu realizacji jednego lub więcej celów.

Administrator gromadzi Państwa dane, dysponuje nimi oraz ponosi odpowiedzialność za ich właściwe i legalne przetwarzanie. Możecie Państwo dochodzić swoich praw względem administratora w sposób opisany w dalszej części. Administratorem jest firma, która w chwili gromadzenia Państwa danych osobowych przekazała Państwu za pośrednictwem swoich stron internetowych niniejsze informacje zawarte w Memorandum Informacyjnym.

Kiedy pozyskujemy Państwa dane osobowe:

a)      Kiedy zamawiacie Państwo u nas produkt lub usługę

Przekazujecie nam Państwo dane identyfikacje, ew. pozostałe dane niezbędne dla zawarcia umowy, złożenia zamówienia, rejestracji, pierwszego zakupu, ewentualnie w celu umożliwienia nam oceny, czy dany produkt lub usługę możemy Państwu zaoferować.

b)      Kiedy kontaktujecie się Państwo z nami i prowadzicie rozmowy

W przypadku, gdy gromadzimy dane osobowe podczas Państwa komunikacji z nami, czy to drogą elektroniczną, czy też pisemnie lub telefonicznie.

3.      PRZETWORZONE DANE

Przetwarzamy dane tylko w takim zakresie, by móc świadczyć profesjonalne usługi oraz komfortowy serwis, dotrzymywać naszych warunków umownych, obowiązków ustawowych oraz chronić swoich uprawnionych interesów.

Gromadzimy przede wszystkim dane o użytkownikach naszego sklepu internetowego, z uwzględnieniem potencjalnych klientów, którzy są zainteresowani naszymi usługami. Przetwarzamy dane na przykładach o reprezentantach, z uwzględnieniem członków organów statutowych i pracowników oraz osobach upoważnionych.

Przetwarzamy Państwa dane identyfikacyjne, dane o produktach i usługach, z których Państwo korzystacie oraz w jaki sposób, dane dotyczące naszej wzajemnej komunikacji, jak również pozostałe dane w taki sposób, by ich zakres był adekwatny, stosowny i ograniczony w stosunku do celów gromadzenia i przetwarzania Państwa danych osobowych.

Naszym celem jest świadczenie dla Państwa profesjonalnych usług i komfortowego serwisu, musimy jednakże dotrzymywać naszych obowiązków ustawowych oraz chronić uzasadnionych interesów.

Kategorie danych:

a)      Dane identyfikacyjne

Na przykład: imię i nazwisko, data urodzenia, adres, e-mail, telefon, jeśli prowadzicie Państwo działalność gospodarczą również numer REGON oraz adres siedziby. Powyższe dane stanowią element umowy, zamówienia, które są z nami zawierane.

Co więcej, administrujemy również Państwa dane dostępu - przede wszystkim loginy, hasła oraz pozostałe środki zabezpieczające, które służą bezpiecznej autoryzacji.

b)      Dane dotyczące produktów i usług

Przetwarzamy również dane, które są ściśle związane z tym, w jaki sposób korzystacie Państwo z naszych usług, lub dane, które udostępniacie nam Państwo w trakcie korzystania z usług lub tworzycie je w inny sposób.

Niektóre pozostałe dane ułatwiają i przyspieszają Państwa obsługę, na przykład adres IP, informacje o przeglądarce i sprzęcie komputerowym. Równocześnie dochodzi wtedy do zapisywania tzw. plików cookies na Państwa sprzęcie.

By móc Państwa prawidłowo obsłużyć potrzebujemy również danych o naszej wzajemnej komunikacji za pośrednictwem jakiegokolwiek punktu kontaktowego (przez jaki okres czasu, na jaki temat oraz za pośrednictwem jakiego kanału kontaktujemy się ze sobą), z uwzględnieniem rozpatrywania reklamacji oraz potrzeb serwisowych. Przetwarzając dane osobowe przetwarzamy również informacje zwrotne, uwagi.

Państwa dane przetwarzamy w niezbędnym zakresie, w określonym celu - na przykład, by móc świadczyć daną usługę.

Wiele danych musimy przetwarzać na potrzeby archiwizacji. Niektóre dane przetwarzamy, bowiem jest to niezbędne w celu ochrony praw oraz interesów chronionych prawem. Przetwarzanie z powyższych przyczyn jest jednak ograniczone, zaś istnienie uzasadnionego interesu dokładnie weryfikujemy.

4.      CELE PRZETWARZANIA

Do celów przetwarzania danych należą następujące kategorie:

a)      Identyfikacja

By móc zawrzeć z Państwem umowę, zamówienie i świadczyć nasze usługi, musimy znać Państwa dane identyfikacyjne. Państwa identyfikacji oraz autoryzacji wymagamy również w sytuacji dochodzenia przez Państwa swoich praw w zakresie ochrony danych osobowych. Administrujemy również Państwa dane dostępu - przede wszystkim loginy, hasła oraz pozostałe środki zabezpieczające, które służą bezpiecznej autoryzacji.

Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy.

b)      Wiarygodne środowisko stron internetowych

W powyższym celu przetwarzamy informacje, z jakich urządzeń łączycie się Państwo z naszymi usługami drogą elektroniczną, Państwa preferencje w zakresie ustawień usług oraz dane, które wypełniacie Państwo na naszych aplikacjach, bowiem chcemy zapewnić Państwu komfortowe korzystanie z naszych stron internetowych, aplikacji. Dane zapisujemy na Państwa urządzeniach w postaci tzw. plików cookies. Z ich pomocą możemy dostosować się do wyboru Państwa języka. O przetwarzaniu cookies jesteście Państwo informowani oddzielnie.

Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy.

c)      Zarządzanie relacjami z klientami

Posiadamy całościowy przegląd usług, z których Państwo korzystacie oraz pełny obraz Państwa preferencji. Pracujemy z Państwem nad rozwiązaniem wszelkich kwestii dotyczących danego produktu, informacji o produkcie i innych kwestiach. Rozpatrujemy Państwa prośby, wymagania i reklamacje. Z uwagi na powyższe przetwarzamy przede wszystkim właściwe dane o produktach i usługach.

Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy lub w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów.

d)      Przesyłanie informacji serwisowych

W ramach świadczenia naszych usług przesyłamy Państwu informacje, które służą do obsługi Państwa produktu. W tym celu przetwarzamy Państwa dane osobowe.

Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy lub w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów.

e)      Marketing

W ramach działań marketingowych przesyłamy informacje handlowe dotyczące naszych produktów i usług w różnych formach, z uwzględnieniem korespondencji pisemnej, telefonu, SMS, adresu e-mail oraz Internetu.

Pod pojęciem przetwarzania w celach marketingowych rozumiemy poznawanie Państwa preferencji oraz oferty produktów dla Państwa. W tym celu stosujemy klasyfikację i ocenę danych identyfikacyjnych, danych o produktach i usługach oraz metody automatyczne. W oparciu o wyniki analiz jesteśmy w stanie znaleźć dla Państwa najlepsze produkty.

Dane przetwarzamy na podstawie Państwa zgody lub w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów.

f)       Bezpieczeństwo i zarządzanie ryzykiem

Państwa dane wykorzystujemy oceniając ryzyko, czy będziecie Państwo zdolni do spłaty swoich zobowiązań względem Firmy. Musimy postępować ostrożnie, by móc Państwu świadczyć wysokiej jakości usługi, dlatego też oceniamy dostępne informacje z zakresu Państwa historii płatniczej względem Firmy.

Dane przetwarzamy w celu realizacji umowy lub w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów.

g)      Administracja wewnętrzna, raportowanie, zarządzanie informacjami, optymalizacja procesów, szkolenia

Nasi pracownicy, podmioty zewnętrzne współpracujące z nami, przetwarzają Państwa dane osobowe podczas realizacji swoich zobowiązań względem Firmy. Na przykład, dla poszczególnych przypadków biznesowych posiadamy zintegrowany system akceptacji.

Dane przetwarzamy w celu ochrony naszych praw i uzasadnionych interesów.

5.      PRZECHOWYWANIE DANYCH

Przechowujemy Państwa dane tylko przez niezbędny okres czasu, archiwizujemy je przez okres 10 lat, który nakładają na nas przepisy prawa. Pracując z Państwa danymi postępujemy zgodnie z zasadami minimalizacji danych. Oznacza to, że mamy ustalone ścisłe zasady archiwizacji wewnętrznej, które gwarantują, że danych nie będziemy przechowywać dłużej, niż jest to dozwolone. W przypadku znaczącej większości relacji biznesowych musimy zgodnie z ustawą o podatku VAT przechowywać wszystkie dokumenty fiskalne oraz ewidencję ze szczegółowymi informacjami w zakresie świadczonych wybranych usług przez okres 10 lat od zakończenia okresu rozliczeniowego, w którym nastąpiło świadczenie.

Dane przetwarzane za Państwa zgodą przechowujemy przez okres, na który została nam udzielona zgoda. W przypadku udzielenia zgody na przetwarzanie dla celów marketingu, przetwarzamy Państwa dane osobowego przez okres trwania naszego stosunku umownego a następnie przez okres [5 lat] od jego zakończenia.

W celu wykluczenia wątpliwości, samą zgodę, zmianę lub wycofanie zgody przechowujemy z tytułu naszych uzasadnionych interesów przez cały okres obowiązywania zgody oraz przez [5 lat od] chwili wygaśnięcia.

6.       OBOWIĄZEK UDOSTĘPNIENIA DANYCH

Udostępnienie danych, które nam Państwo przekazujecie za swoją zgodą, jest dobrowolne. Prosimy o przekazanie pozostałych danych osobowych, jeśli ich przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji umowy, naszych obowiązków prawnych lub ochrony naszych uzasadnionych interesów.

Jeśli nie udostępnicie nam Państwo tych danych, nie możemy Państwu zapewnić danego produktu, usługi lub innego świadczenia, w przypadku których prosimy o przekazanie danych.

Niektóre dane gromadzimy i przetwarzamy tylko za Państwa zgodą. Chodzi przede wszystkim o dane przetwarzane w celach marketingowych. Udzielenie tych danych jest dobrowolne a swoją zgodę możecie Państwo wycofać w dowolnym momencie.

W pozostałych przypadkach, kiedy prosimy o Państwa dane osobowe, ich udostępnienie jest obligatoryjne. Zwykle bierzemy od Państwa dane identyfikacyjne, ponieważ są one niezbędne do zawarcia i realizacji umowy z Państwem, realizacji naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa lub w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów.

7.      ŹRÓDŁA DANYCH OSOBOWYCH

W zależności od sytuacji przetwarzamy dane, które uzyskaliśmy od Państwa, następnie dane ze źródeł publicznych i rejestrów, np. rejestru ds. działalności gospodarczych, https://stat.gov.pl/ , jak również dane od osób trzecich.

Przetwarzamy przede wszystkim dane, które sami Państwo udostępniacie, lub które wytwarzacie poprzez swoją aktywność.

8.      ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

Państwa dane osobowe udostępniamy również wewnętrznym i zewnętrznym podmiotom, które przetwarzają Państwa dane oraz właściwe dane o produktach i usługach, a którzy tym samym stają się dla nas podmiotami przetwarzającymi dane osobowe.

Podmiot przetwarzający dane uprawniony jest do wykorzystywania ich wyłącznie dla celów realizacji działań, do których został upoważniony przez właściwego administratora. W takiej sytuacji dla celów realizacji działań z zakresu przetwarzania danych nie jest wymagana Państwa zgoda, bowiem takie przetwarzanie umożliwiają bezpośrednio przepisy prawa.   Dostawcami są przede wszystkim: nasi dostawcy usług IT, podmioty windykujące nasze należności, dostawcy usług pocztowych, w tym kurierzy.

9.      PRAWA

Państwa dane przetwarzamy transparentnie, prawidłowo i legalnie.

a)      Dostęp do danych

Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych, wyjaśnień, jak również inne prawa, jeśli podejrzewacie Państwo, że przetwarzanie danych jest nieprawidłowe. Możecie Państwo również złożyć skargę w Urzędzie ds. ochrony danych osobowych.

b)      Zmiana danych

Jeśli Państwa dane są nieprawidłowe, niedokładne, oczywiście skorygujemy je. Mając na uwadze cele, dla których dane są przetwarzane, przysługuje Państwu prawo do uzupełnienia tych danych.

c)      Usunięcie danych

Przysługuje Państwu prawo usunięcia danych osobowych w przypadku nieuprawnionego przetwarzania tych danych przez nas.

d)      Ograniczenie przetwarzania danych osobowych

Przysługuje Państwu również prawo do blokady danych.

e)      Odmowa udzielenia danych

Możecie Państwo odmówić udostępnienia nam danych osobowych, o które prosimy. Jeśli dotyczy to takich danych, których udostępnienie przez Państwa jest obligatoryjne, nie możemy Państwu świadczyć takiej usługi.

f)       Wycofanie zgody

W sytuacji, kiedy dla celów przetwarzania Państwa danych prosimy o wyrażenie zgody, możecie ją Państwo wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody pozostaje bez wpływu na przetwarzanie Państwa danych przez okres, na który została wydana zgodna, jak również na przetwarzanie Państwa danych z innych podstaw prawnych, jeśli dotyczą (np. przestrzeganie obowiązków wynikających z przepisów prawa lub w celach naszych uzasadnionych interesów).

Odwiedzających nasze strony internetowe mogą swoją zgodę na przetwarzanie plików cookies ograniczyć w sposób opisany na właściwych stronach internetowych.

g)      Możliwość przeniesienia danych

Przysługuje Państwu prawo uzyskania danych, które nam Państwo przekazaliście, w uporządkowanym, zwykle stosowanym i czytelnym maszynowo formacie; bądź też prawo żądania bezpośredniego udostępnienia danych osobowych innemu administratorowi.

h)      Sprzeciw wobec przetwarzania

Przysługuje Państwu prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych z tytułu uzasadnionego interesu.

Przysługuje Państwu prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu, w tym na profilowanie, jeśli dotyczy marketingu bezpośredniego. Jeśli wniesiecie Państwo sprzeciw wobec przetwarzania dla celów marketingu bezpośredniego, Państwa dane osobowe nie będą w tych celach dalej przetwarzane.

10.   ZASTOSOWANE TERMINY

11.   KONTAKT DO ADMINISTRATORA

https://firma.jadar-auto.pl/kontakt